Sådan forbereder du dig til at afholde en konference
Når du er hoteldirektør eller eventplanlægger kan det være en uoverkommelig opgave at forberede en konference. Der er så mange detaljer at tage sig af, lige fra at booke det rigtige sted til at sikre, at alle deltagerne får et behageligt ophold.
Her er nogle tips, der kan hjælpe dig med at forberede dig til en konference som hoteldirektør eller eventplanlægger.
Vælg det rigtige sted
Det første skridt i forberedelserne til en konference er at vælge det rigtige sted. Lokalet skal være stort nok til at rumme alle deltagerne, men ikke så stort, at det føles tomt eller upersonligt. Det skal også være centralt beliggende og let at komme til fra større transportknudepunkter.
Book nok værelser
Sørg for at reservere nok værelser til alle deltagerne på konferencen. Det er altid bedre at have et par ekstra værelser end at have folk, der kæmper for at finde en bolig i sidste øjeblik.
Sørg for at værelserne er komfortable
Dine gæster vil tilbringe meget tid på deres værelser, så det er vigtigt at sørge for, at de er komfortable. Det betyder, at de skal have senge af god kvalitet, rene badeværelser og masser af opbevaringsplads.
Sørg for mad og drikke
Dine gæster vil sætte pris på at have mad og drikke til rådighed på stedet, især hvis de kommer fra en anden by. Sørg for at have en række forskellige muligheder til rådighed, herunder både sunde og usunde valgmuligheder.
Husk AV udstyret
Hvis din konference skal indeholde præsentationer eller taler, skal du sørge for, at du har det rette audiovisuelle udstyr – book det eventuelt her: Avgroup.dk. Dette omfatter ting som mikrofoner, projektorer og skærme.